የዲጂታል የሥራ ፍሰት ንድፍን እንደገና ማሰብ
የተበላሸን ሂደት ዲጂታል ማድረግ ጥሩ ሂደት አያደርገውም። ውጤታማ የሥራ ፍሰት ንድፍ የሚጀምረው ሥራ በትክክል እንዴት እንደሚከናወን — ልዩ ሁኔታዎችን፣ ርክክቦችን፣ ማጽደቂያዎችንና መደበኛ ያልሆኑ ማለፊያ መንገዶችን ጨምሮ — ከመረዳት ነው።
ብዙ የዲጂታል ለውጥ ፕሮጀክቶች በተለመደ ጥያቄ ይጀምራሉ፦ “ይህንን እንዴት አውቶሜት ማድረግ እንችላለን?” የተሻለው የመጀመሪያ ጥያቄ ግን፦ “ሥራው ለምን በዚህ መንገድ ይከናወናል?” የሚለው ነው።
ድርጅቶች በጊዜ ሂደት ሂደቶችን ያከማቻሉ። ፖሊሲዎች ይቀየራሉ፣ ቡድኖች እንደገና ይደራጃሉ፣ አዳዲስ ስርዓቶች ይመጣሉ፣ ጊዜያዊ የማለፊያ መንገዶችም ቋሚ ይሆናሉ። ውጤቱ በቴክኒክ ደረጃ የሚሠራ ነገር ግን አላስፈላጊ መጠበቅን፣ ድግግሞሽንና ግራ መጋባትን የሚፈጥር የሥራ ፍሰት ሊሆን ይችላል።
ገጾችን ብቻ ሳይሆን ሥራውን ይንደፉ
የሥራ ፍሰት የቅጾችና የቁልፎች ቅደም ተከተል ብቻ አይደለም። ተዋናዮችን፣ ውሳኔዎችን፣ መረጃን፣ የንግድ ደንቦችን፣ ርክክቦችን፣ ልዩ ሁኔታዎችንና ተጠያቂነትን ያካትታል። ጠቃሚ የሆነ ዳግም ንድፍ እነዚህን ነገሮች ግልጽ ያደርጋል።
- ትክክለኛውን ሂደት ይቃኙ፦ የአሠራር መመሪያው የሚለውን ብቻ ሳይሆን ሰዎች የሚያደርጉትን ይመልከቱ።
- መሰናክሎችን ያስወግዱ፦ ድግግሞሽ ያለበትን የመረጃ ማስገባት፣ አላስፈላጊ ማጽደቂያዎችንና ሊቀሩ የሚችሉ ርክክቦችን ይቀንሱ።
- ለልዩ ሁኔታዎች ይንደፉ፦ ያልተለመዱ ጉዳዮች የሂደቱ አካል እንጂ የሂደቱ ስህተቶች አይደሉም።
- ባለቤትነትን ግልጽ ያድርጉ፦ እያንዳንዱ አስፈላጊ ደረጃ ግልጽ ኃላፊነትና ወደ ላይ የማሳወቂያ መንገድ ሊኖረው ይገባል።
- የሥራ ፍሰቱን ይለኩ፦ ማሻሻያው ሊለካ እንዲችል የዑደት ጊዜን፣ ወረፋዎችን፣ ድጋሚ ሥራንና የውድቀት ነጥቦችን ይመዝግቡ።
የሥራ ፍሰት አውቶሜሽን ሰዋዊ ገጽታ
ምርጥ ዲጂታል የሥራ ፍሰቶች ሰዎችን ከእያንዳንዱ ውሳኔ ለማስወጣት አይሞክሩም። በሰዎችና በስርዓቶች መካከል ግልጽ የሥራ ክፍፍል ይፈጥራሉ፦ ሶፍትዌሩ ተደጋጋሚ ቅንጅትንና ማረጋገጫን ያከናውናል፤ ሰዎች ደግሞ በዳኝነት፣ በልዩ ሁኔታዎች፣ በግንኙነቶችና ከፍተኛ እሴት ባለው ሥራ ላይ ያተኩራሉ።
ይህ በተለይ AI ወደ የሥራ ፍሰት መድረኮች በሚገባበት በዚህ ወቅት አስፈላጊ ነው። የAI አቅም የተወሰነ ሚና፣ ግልጽ ወሰኖች፣ ሊከታተሉ የሚችሉ ግብዓቶችና እርግጠኝነቱ ዝቅተኛ ሲሆን ጉዳዩን ወደ ሰው የሚያስተላልፍበት መንገድ ሊኖረው ይገባል።
በመጨረሻም የሥራ ፍሰት ንድፍ በዲጂታል መልክ የቀረበ ድርጅታዊ ንድፍ ነው። ሂደቱ ግልጽ ሲሆን ቴክኖሎጂ ሌላ የውስብስብነት ንብርብር ሳይሆን አጋዥ ይሆናል።