የድርጅት የእውቀት ረዳት መገንባት

እያንዳንዱ ድርጅት ጠቃሚ ነገር ግን በቀላሉ የማይገኝ እውቀት አለው፦ ፖሊሲዎች፣ የአሠራር ሂደቶች፣ የፕሮጀክት ሰነዶች፣ የተገኙ ትምህርቶች፣ የቴክኒክ መመሪያዎች፣ ሪፖርቶች፣ የስብሰባ ቃለ ጉባኤዎችና የባለሙያዎች ልምድ።

ችግሩ እምብዛም የመረጃ ሙሉ በሙሉ አለመኖር አይደለም። ችግሩ ማግኘት፣ አውድና እምነት ነው። ሠራተኞች በፋይል ማህደሮች፣ በውስጥ ድረ-ገጾች፣ በኢሜይሎችና በመተግበሪያዎች ውስጥ በመፈለግ ጊዜ ያጠፋሉ — አለበለዚያም መልሱ የት እንዳለ የሚያውቁ ባልደረቦቻቸውን ይጠይቃሉ።

ተግባራዊ አርክቴክቸር

እምነት የምርቱ መለያ ባሕርይ ነው

የድርጅት የእውቀት ረዳት ተጠቃሚዎች የአንድን መልስ መሠረት በቀላሉ እንዲመረምሩ ማስቻል አለበት። ይህ ማለት የምንጭ ጥቅሶች፣ የሰነድ ቀናት፣ የመዳረሻ ቁጥጥሮችና በተገኙ እውነታዎችና በተመነጨ ትርጓሜ መካከል ግልጽ ልዩነት ማለት ነው።

ይህ ደግሞ “አላውቅም” የሚለው መልስ ስኬታማ ሊሆን እንደሚችል መቀበልንም ይጠይቃል። በልበ ሙሉነት ፖሊሲ የሚፈጥር ስርዓት ተጠቃሚውን ተዓማኒ ምንጭ እንዲያረጋግጥ ከሚጠይቅ ስርዓት የበለጠ አደገኛ ነው።

በጠባቡ ይጀምሩ፣ ከዚያም ያስፋፉ

ጠንካራ የመጀመሪያ ትግበራ ከፍተኛ እሴት ባለው አንድ የእውቀት ዘርፍ ላይ ሊያተኩር ይችላል፦ የሰው ሀብት ፖሊሲዎች፣ የቴክኒክ ድጋፍ፣ የግዥ ሂደቶች፣ የፕሮጀክት ሰነዶች ወይም የውስጥ የአሠራር መመሪያ። ከማስፋፋትዎ በፊት የፍለጋ ጊዜን፣ የመልሶችን ጠቀሜታ፣ የምንጭ ትክክለኛነትንና ወደ ሰው የሚተላለፉ ጉዳዮችን መጠን ይለኩ።

የረጅም ጊዜ ዓላማው ድርጅታዊ ብቃትን መተካት አይደለም። ተቋማዊ እውቀትን ተዓማኒ የሚያደርጉትን የአስተዳደር መዋቅሮች እየጠበቁ ብቃትን ይበልጥ ተደራሽ፣ ድጋሚ ጥቅም ላይ የሚውልና ተግባራዊ ማድረግ ነው።